PDF請求書を、
間違えずに送る。
結論：PDFを見つけたらすぐ送信するのではなく、請求書番号・送信先・ファイルが1件だけ一致した場合だけ進める。未一致、重複、送信結果が不明なものは保留して記録する。
このページが合う人：Google DriveなどにあるPDF請求書を、取引先ごとにGmailで送り、送信済みの状態も残したい人。
分かること：ファイルの照合、二重送信の防止、未一致時の保留、送信後の記録をMakeで組むときの確認順。
先に用意するもの：請求書番号、取引先名、送信先、対象月、PDFの置き場所、送信済みを記録する場所。
次の行動：下の流れで「自動送信してよい条件」を決める。1本だけ作る場合はMakeシナリオ構築の料金と範囲も確認する。画面を触ってから設計したい場合はMakeの最初のシナリオ作成手順も確認する。
請求書のPDFを見つけたら、すぐ送らない
請求書メールで困るのは、メールを送る処理そのものより、別のPDFを選ぶことと、同じ請求書をもう一度送ること。ファイル名の一部一致だけでは、同じ取引先の別月分や改訂版を区別できない。
最初に「この条件なら送信してよい」を決める。自動送信は、次のすべてが揃ったときだけ進める。
- 請求書番号が入力データと一致する
- 送信先が1つに決まっている
- 対象ファイルがPDFで1件だけ見つかる
- 同じ請求書・送信先・ファイルを送った記録がない
- 送信後に結果を書き込める
基本の流れは6工程
- 対象を受け取る：表、CRM、フォーム、メールなどから請求書番号と送信先を受け取る。
- 候補を探す：Driveやメールから、請求書番号・取引先・対象月を使って候補ファイルを探す。
- 1件に絞る：PDFであること、番号、取引先、対象月を確認する。
- 送信済みを確認する：請求書番号・送信先・ファイルIDを組み合わせた記録を照合する。
- メールを送る：宛先、件名、本文、PDFを確認してGmailから送信する。
- 結果を残す：送信日時、対象ファイル、送信先、結果、エラーや保留理由を記録する。
Makeのファイル処理では、後続のモジュールへファイル名とデータを渡す。ファイルを見つけたことと、メールに添付できるデータが揃っていることは別の確認になる。
0件・1件・2件以上で処理を分ける
| 候補の状態 | 処理 | 記録する内容 |
|---|---|---|
| 0件 | 送信せず保留 | 請求書番号、検索条件、確認日時 |
| 1件のPDF | 次の重複確認へ進む | ファイルID、ファイル名、更新日時 |
| 2件以上 | 送信せず保留 | 候補一覧、絞れなかった理由 |
| PDF以外・番号不一致 | 送信対象から外す | 除外理由 |
「一番新しいファイルを送る」「ファイル名が似ているものを送る」のような推測は、請求書処理では送信条件にしない。例外を人が確認できる一覧へ出す方が安全。
二重送信を止めるキーを先に決める
送信済みの判定に請求書番号だけを使うと、再発行や送信先変更を扱えない。少なくとも次の値を組み合わせたキーを作る。
invoice_number + recipient + file_id送信前にこのキーが記録されていれば送信しない。記録がなければ送信し、送信後に結果を書き込む。記録先はGoogle Sheetsでもよいが、同じキーの存在確認と書き込みが同時に起きる場合は、MakeのData storeなど重複確認を意識した場所を選ぶ。
送信処理が成功したか不明なときは、すぐ再送しない。Makeの実行履歴、Gmailの送信済み、記録先を同じ時刻で確認してから再送の要否を決める。
エラー時は「再送」より先に結果を確認する
接続先の一時停止や制限なら再試行が役に立つ。一方、宛先不備、添付データ不足、認証切れは同じ処理を繰り返しても直らない。エラーの種類ごとに扱いを分ける。
| 状況 | 最初にすること | 送信 |
|---|---|---|
| 宛先が空・形式不正 | 元データを直し、保留理由を残す | しない |
| 添付が取得できない | ファイルID、権限、ファイルデータを確認 | しない |
| 一時的な接続・制限エラー | Retryと未完了実行の設定を確認 | 成功結果を確認してから |
| 送信結果が不明 | Gmailと実行履歴を照合 | 即時再送しない |
Make公式のエラー処理でも、Retryは一時的な失敗を保留して再試行する用途、Skipは問題のあるデータを流さない用途など、役割が分かれている。請求書のように副作用がある処理では、再試行できるエラーと、確認が必要なエラーを分ける。
最初のテストは実データを送らずに行う
最初は架空の請求書番号、架空の送信先、コピーしたPDFで、次の5ケースを確認する。
- 1件だけ一致して送信対象になる
- ファイルがなく保留になる
- 候補が2件以上で保留になる
- 送信済み記録があり送信しない
- 添付取得やメール送信が失敗し、結果が記録される
本番のGmail接続、顧客データ、実際の請求書を最初の相談に送る必要はない。テストで確認する項目と、実際の送信を開始する条件を分けて書いておく。
よくある質問
PDFが2件見つかったら、どちらを送る？
自動送信しない。請求書番号、取引先、対象月、ファイルIDなどの条件で1件に絞れない場合は保留し、候補ファイルと理由を記録する。推測で送る方が、確認にかかる時間より高くつく。
送信済みかどうかは何で判断する？
請求書番号だけでなく、送信先と対象ファイルを含むキーを記録する。送信前にそのキーを確認し、送信後に結果を書き込む。メール送信が成功したか不明な場合は、同じメールをすぐ再送せず、Gmail側の送信済みと実行履歴を照合する。
Google DriveではなくGmailの添付PDFを送れる？
送れる。ただし添付ファイルの名前とデータを後続モジュールへ渡す必要がある。受け取った添付をそのまま送るのか、Driveへ保存してから送るのかを先に決める。
Makeで作る前に何を用意する？
請求書番号、送信先、ファイルの識別方法、送信済みの記録場所、未一致・重複時の扱いを用意する。実データや認証情報は最初の相談に添付しない。
公式情報
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初稿・公式情報確認：2026-08-16 / 実データの送信なし / 公開後の検索語と相談内容を確認して更新